Информационные проекты примеры

Информационные проекты примеры

План изложения

6.1. Понятие информационного проекта и управления им.

6.2. Основные стадии реализации информационного проекта.

6.3. Документальное обеспечение реализации информационных проектов.

Понятие информационного проекта и управление им

Проект — это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг. Проекты реализуются в различных областях человеческой деятельности, в том числе и информационной. Здесь проектами в равной степени могут считаться как написание статьи, так и создание собственного телеканала.

Управление проектами отличается от административного менеджмента. Административное управление сосредотачивается на повторяющихся действиях и ежедневных операциях, такие как производство, продажа, распределение или обслуживания потребителей. Ходе реализации каждого проекта является по-своему уникальным, хотя, разумеется, имеет определенные повторяющиеся элементы.

Управление проектами может быть формальным, а может быть неформальным. В первом случае требуется утверждение полной сметы расходов и всех изменений в нем. Тогда руководство проектом осуществляется официально, как служебный долг. В случае неформального управления руководство проектом осуществляется по устной договоренности или по собственной инициативе, а выиграть и вознаграждение руководителю списываются за счет текущих расходов. В украинских реалиях наиболее приемлемым является официальное утверждение проекта статуса ее руководителя без точного согласования сметы и текущих расходов.

Особенностью современного украинского информационного рынка с преимущество на нем мелких и малых проектов. Для их реализации привлекается незначительное количество людей, а ответственность за выполнение проекта и достижения результатов проекта лежит на определенному лицу (менеджере проекта) или на ограниченной группе лиц. Кстати, оптимальным составом команды проекта считается шесть.

При руководстве мелкими информационными проектами, менеджеру проекта необходимо изучить все технологические стадии производственного процесса, тогда как при реализации крупных проектов он может осуществлять лишь общее руководство.

Для поддержки реализации проектов разработан специальный программный продукт — MS Project Professional 2007.

В свою очередь, консультации по организации и реализации проектов является особой информационной услугой. Управление проектами — особая область менеджмента, работа в которой дает ощутимые результаты. Профессионалы в этой области высоко ценятся (в США это третья по средней величине оплаты профессия после юристов и врачей), а сама методология управления проектами стала фактическим стандартом управления на многих тысячах предприятий. Она применяется в той или иной способ практически во всех крупных корпорациях. В прошлом году приняты стандарты управления проектами ANSI, разработан проект стандартов управления проектами ISO 10006.

Основные стадии реализации информационного проекта

Ходе реализации информационного проекта ничем не отличается от его осуществления в любой другой области человеческой деятельности. Таким образом, реализация информационных проектов проходит следующие стадии:

1) Процессы инициации. Инициация включает единственный процесе — авторизацию, то есть решение начать следующую фазу проекта. Решение о начале работы над проектом принимается первым руководителем организации. Руководителю проекта следует проявить выдержку, ожидая соответствующей команды. Лучше дважды переспросить, чем обнаружить торопливость. Руководитель проекта должен утешать себя тем, что он исчерпал лимит креативности, когда родил идею проекта, и лимит инициативы, когда добился его принципиального одобрения и руководства.

2) Процессы планирования. Следует различать цель проекта и цели продукта проекта.

Цель продукта проекта — это свойства и функции, которыми должна обладать продукция проекта.

Цель проекта — это работа, которую нужно выполнить для производства продукта с заданными свойствами.

При планировании проекта необходимо разработать: основные задачи проекта, его финансирования, материально-техническое обеспечение, назначение персонала, систему ответственности и подотчетности, возможные риски и сроки выполнения.

Любая информация о проекте, как правило, должна быть секретной не для участников проекта, а для конкурентов. Каждый исполнитель сможет принять более активное участие в проекте, если представлять себе картину проекта в целом. Кроме того, рекомендуется обсуждать проект с несколькими людьми. Благодаря своей отстраненной позиции они смогут предложить свежий взгляд на него.

Планирование желательно проводить в письменном виде, чтобы не забыть деталей и выявить какие-то подробности, которых не понимали.

3) Процессы выполнения. Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Выполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект.

Как и в планировании, процессы исполнения можно подразделить на основные и вспомогательные. К основному можно отнести сам процесс выполнения плана проекта. Среди вспомогательных процессов следует отметить:

o учет исполнения — подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с необходимой периодичностью;

o подтверждение качества — регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества;

o подготовка предложений — сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т.

4) Процессы анализа. Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ выполнения проекта. Анализ плана означает определение того, удовлетворяет составлен план выполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность выполнения проекта:

o анализ сроков — определение соответствия фактических и прогнозных сроков выполнения операций проекта директивным или запланированным;

o анализ стоимости — определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;

o анализ качества — мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта;

o подтверждение целей — процесс формального приема результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и др.).

Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цель и критерии успеха проекта. Это может быть, например, анализ ресурсов — определение соответствия фактического и прогнозного загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

В результате анализа или принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий.

5) Процессы завершения. Они включают в себя:

закрытие контрактов — завершение и закрытие контрактов, включая досудебное решение всех споров, возникших;

административное завершение — подготовка, сбор и распределение информации, необходимой для формального завершения проекта.

К основным процессам управления проектами, которые необходимо осуществлять на каждой стадии их реализации, относятся:

o общее управление изменениями — определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту;

o управления ресурсами — внесение изменений в состав и назначения ресурсов на работы проекта;

o управления целями — корректировка целей проекта по результатам процессов анализа.

Считается, что неправильное решение, принятое ранее, может быть пересмотрено позже. Правильное решение, принятое слишком поздно, ничего не сможет изменить.

Документальное обеспечение реализации информационных проектов

Весь процесс реализации информационных проектов подлежит обязательному документировании в письменном виде. Количество и номенклатуру необходимых документов существенно отличаются в зависимости от того, насколько формальной является реализация данного информационного проекта.

На этапе инициализации нужно составить заявку на реализацию проекта с обоснованием его необходимости. Для большей аргументированности к ней стоит включить результаты маркетинговых исследований определенного сегмента информационного рынка. Они имеют удостоверять наличие неудовлетворенного спроса на тот информационный продукт, производство которого является целью данного проекта.

На этапе планирования первым укладывают проектное задание. Оно представляет собой соглашение между заказчиками и исполнителями проекта по основным его параметрам (цель, ресурсы, сроки, исполнители, бюджет). Главное в проектном задании — его конкретность. Проектное задание нуждается в многочисленных утверждениях и согласованиях.

Далее составляется план-график работ, который должен включать перечень работ со сроками их начала и конца, а также длительности. Отдельным документом является бюджетная смета проекта. При его составлении следует исходить из стоимости конечного продукта.

Во время реализации проекта следует готовить текущие отчеты. Количество этих отчетов регламентируется только внутренними правилами работы в организации и требованиями первых руководителей. Реквизиты и информационная структура этих видов управленческих документов уже рассматривалась в теме 6 модуля И. Западные менеджеры дают такие универсальные советы по подготовке текущих отчетов:

o Отчеты пишутся не для того, кто их составляет, а для того, кому они предназначены. Если тот, для кого отчет предназначен, а не узнает из него ничего нового, то такой отчет неудачен.

o Лучше составить дурной бумагу, чем доказывать, что он не нужен.

o Сколько бы раз вы не составляли текущие отчеты, всегда будьте готовы составить еще один.

Процессы анализа при реализации проекта будут требовать написания докладных записок, в которых должны быть обоснованы текущие изменения в начальных целей проекта, его стоимости, персонала, сроков исполнения.

Завершение проекта документируется итоговым отчетом. Для их оформления можно порекомендовать два правила:

o использовать графики, схемы, таблицы, презентации;

o использовать грамотное оформление титульного листа и технической страницы, в соответствии с государственными стандартами, прежде всего, ДСТУ 3008-95. Документация. Отчеты в сфере науки и техники. Структура и правила оформления.



Источник: studbooks.net


Добавить комментарий